Bygningsfejl i e-boks systemkonstruktion

Af Roligen T. Thirstrup

Foto: E-boks.dk

Foto: E-boks.dk

På trods af at over 90 procent af danskerne, ifølge analysevirksomheden Wilke, er aktive brugere af e-boks, viser forskningsresultater, at det offentlige digitale postsystem er behæftet med problemer, særligt af den tekniske art. Vores egen DHT-forsker Jesper Bull Berger fra UDI har i samarbejde med Kim Normann Andersen fra CBS fundet frem til en række negative implikationer ved implementeringen af e-boks.

Arbejdet er blevet mere omstændeligt

I forbindelse med Jesper Bergers forskning i digital kommunikation i den offentlige sektor, har forskeren foretaget omfattende undersøgelser, til dels for at identificere konsekvensen ved digitaliseringen af offentlige tjenester. Gennem fokusgruppe interviews af offentlige ansatte har forskeren spurgt ind til disse personers oplevelser ved betjeningen af e-boks. Holdningerne fra de adspurgte var klare, de udtrykte deres frustrationer over at deres arbejde var blevet mere omstændeligt med den digitale post. Ved at digitalisere offentlige tjenester i større udstrækning, skal de offentlige ansatte opererer i flere systemer, og det er en belastning i de forskellige arbejdssituationer.

First, staff needs to know the e-government systems from the citizen approach to be able to assist the citizens. Second, staff operates 15-20 systems to perform their daily work and these systems should be integrated with the Digital Post system. A typical situation is one system provides an attachment, the Digital Post system provides the letter and the digital channel and the two parts need to be archived in the case handling system. Participants have different experiences with different systems, some work for some and some do not. Staff must manually ensure consistency, which inevitably leads to payment errors, which must be corrected, (red).”

“Participants discussed many troublesome work processes due to interoperability issues; one participant comments that ‘one must do more than before to make it work, it is more time consuming, this certainly wasn’t the objective.”, forklarer Jesper Berger i sin artikel Mandatory e-government has arrived: The silent protest from staff calls for the committed scholar – resistance must never be futile!

Designet af it-systemet, e-boks, lever ikke op til de ansattes brugsbehov, hvor der reelt set er brug for forenkling. Tværtimod er deres arbejde blevet mere komplekst, og offentligt ansatte der til dagligt betjener sig af det digitale postsystem føler sig mindre tilfredse med deres arbejde, skriver forskeren i den selvsamme artikel.

Ombudsmanden ser mangler i offentlig digital post

Folketingets ombudsmand har også erkendt, at der er mangler i e-boks, fremlægger redaktørerne i Ombudsmanden.dk for nylig i et nyhedsindlæg. E-boks har en uhensigtsmæssig teknisk begrænsning ved, at hver afsendte post kun kan rumme 10 MBs data og 10 bilag.

”Erfaringsmæssigt fylder mange henvendelser fra borgere mere, end den digitale postløsning tillader. Jeg mener derfor ikke, at borgernes ret efter loven reelt opfyldes af den eksisterende løsning”, siger ombudsmand Jørgen Steen Sørensen til ombudsmanden.dk.

Udover den snævre dataplads pr post, er der også et problem ved at modtagere af e-post i nogle tilfælde ikke kan se, hvilken myndighed e-posten er fra.

”Det er et grundlæggende forvaltningsretligt princip, at navnet på afsendermyndigheden skal fremgå. Risikoen for at overse et vigtigt brev er alt andet lige større, når man ikke kan se, hvor et brev kommer fra”, kommenterer Jørgen Steen Sørensen til nyhedsindlægget i Ombudsmanden.dk.

Digital post 2

En ny udgave af e-boks vil blive sat i drift den 1. Februar 2016, og her sigter myndighederne på at problemerne ved e-boks vil blive løst. Jørgen Steen Sørensen, mener imidlertid, at borgernes forvaltningsretlige krav burde være løst for længst.

”Det er naturligvis godt, at myndighederne nu tager hånd om problemerne – men sagen er endnu et eksempel på, hvor vigtigt det er, at offentlige myndigheder sikrer, at nye IT-systemer lever op til grundlæggende forvaltningsretlige krav fra starten”, siger ombudsmanden i Ombudsmanden.dk

 

Du kan læse Ombudsmanden.dks nyhedsindlæg her.

Læs også

*Over 90 procent af danskerne tjekker deres e-boks
*Tekniske forhold får skylden for manglende svar
*Digitalt post-kaos – anden del og
*Digital kommunikation i det offentlige: Svar og svartider

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *